In dit dossier is vastgelegd hoe de Ghana Werkgroep Roden omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens.

• De aanwezige persoonsgegevens zijn naam en adres en/of emailadres van donateurs en van belangstellenden.
• Deze gegevens worden gebruikt voor het jaarlijkse betalingsverzoek aan de donateurs en als adressenbestand voor het verzenden van 2 nieuwsbrieven per jaar. Incidenteel worden deze adressen gebruikt voor het aankondigen van een activiteit van de Ghana Werkgroep.
• Dit adressenbestand is nodig om het doel van de Ghana Werkgroep te realiseren. Dit doel, zoals opgenomen in de statuten, is tweeledig: het geven van financiële steun aan plaatselijke groepen in Noord Ghana ten einde een structurele verbetering van de levensomstandigheden te bevorderen en het betrekken van de bevolking van de gemeente Noordenveld bij de noodzaak tot ontwikkelingssamenwerking.
• In de nieuwsbrieven wordt verantwoording afgelegd over het (financiële) beleid en worden de lezers geïnformeerd over de contacten met en ontwikkeling van de projecten in Noord Ghana.
• Het adressenbestand wordt bijgehouden door de algemeen adjunct en zij zorgt ook voor de adressering van de papieren nieuwsbrieven. Op haar (beveiligde) computer zijn de adressen opgeslagen. De secretaris verstuurt de nieuwsbrieven aan degenen die deze per email ontvangen. Ook op haar (beveiligde) computer staan de adressen Dit dient tevens als back-up. Ook geeft dit de mogelijkheid elkaar te vervangen in geval van afwezigheid of ziekte.
• Adressen worden niet doorgegeven aan derden of voor andere doeleinden gebruikt.
• Iedereen, van wie persoonsgegevens worden bewaard kan elk moment vragen om inzage, wijziging of uitschrijving. Dit kan door te mailen of te bellen met het secretariaat.